จดหมายอเล็กทรอนิกส์

โปรโตคอลสำหรับรับส่งอีเมล์

การทำงานทั่วๆไปของอีเมล์โดยสรุปมีเพียง 2 ประเภท คือกานส่งอีเมลล์ และการรับอีเมลล์ โดย    โปรโตคอล SMTP(Simple Mail Transfer Protocol) จะใช้จะที่User agent ส่งอีเมลล์มาที่MTA (เฉพาะแบบoffline)และใช้ขณะรับและส่งอีเมล์ระหว่างMTA(Mail Transfer Agent) ด้วยกัน สำหรับการใช้เมล์แบบ offline คือเครื่องที่ผู้ใช้ใช้อ่านเมล์ไม่ได้ต่อกับเครื่องที่มีเมลล์บ็อกซ์ตลอดเวลา อาจเลือกดาวน์โหลดเมล์มาเก็บไว้ที่เครื่องของตัวเอง โดยจะมีโปรโตคอลที่เกี่ยวข้องอยู่ 2 แบบ คือ โปรโตคอลPop(Post Office Protocol) และIMAP(Internet Message Access Protocol) ซึ่งจะทำหน้าที่ดาวน์โหลดหรืออัพโหลดอีเมล์จากเครื่องของผู้ใช้ไปยังเครื่องที่มีMTA อยู่


POP3(Post Office Protocol)
POP เป็นโปรโตคอลที่ทำหน้าที่โหลดอีเมลล์มาจากMTA ไปยัง User Agent ซึ่งในปัจจุบันได้พัฒนามาจนถึงเวอร์ชั่นที่3 แล้ว โปรโตคอลนี้เป็นตัวแรกที่ถูกออกแบบมาเพื่อใช้รับอีเมล์ และเพื่อให้สนับสนุนการทำงานในแบบoffline โดยจะติดต่อเข้าไปยังเมล์เซิร์ฟเวอร์แล้วดาวน์โหลดอีเมล์ทั้งหมดมาไว้ที่ User Agent จากนั้นจะลบอีเมล์ที่เซิร์ฟเวอร์นั้นทิ้งไป เพื่อป้องกันการดาวน์โหลดซ้ำ แต่ผู้ใช้จะทำงานแบบOnline กับ เซิร์ฟเวอร์ไม่ได้ เนื่องจากการอ่านอีเมล์จะดึงอีเมล์ที่เก็บไว้ในUser Agent ขึ้นมาให้อ่านหลังจากที่ดาวน์โหลดมาเก็บไว้ ซึ่งในขณะนั้นอาจจะไม่ได้ออนไลน์อยู่กับเน็ตเวิร์กก็ได้
โปรโตคอลของPOP3 จะทำงานในแบบไคลเอนต์เซิร์ฟเวอร์ คือมีโปรแกรมPOP server ในเมล์เซิร์ฟเวอร์ และPOP Client ในเครื่องผู้รับ ซึ่งปกติจะฝังอยู่ในโปรแกรมที่เป็นUser Agent เลย โปรแกรมทั้งสองจะติดต่อกันโดยใช้ชุดคำสั่งที่เป็นรหัสASCII การทำงานของPOP3 จะทำงานร่วมกับโปรโตคอลTCP โดยทั่วไปจะใช้พอร์ต 110 ในการติดต่อ ขั้นตอนการทำงานของPOP3 จะมี3สถานะคือ
1.สถานะขออนุมัติ –เมื่อเริ่มต้นติดต่อกับเซิร์ฟเวอร์จะเป็นการเข้าสู่สถานะการขออนุมัติ โยไคลเอนต์จะต้องแจ้งชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน(Password) เพื่อขออนุมัติจากเซิร์ฟเวอร์ก่อน โดยไคลเอนต์จะใช้คำสั่งUSER เพื่อระบุชื่อผู้ใช้ หรือคำสั่ง PASS เพื่อกำหนด Password แต่ในกรณีที่ชื่อและ Password ถูกเข้ารหัสไว้ และไม่ได้เป็นค่าASCII ทั่วไปไคลเอนต์จะใช้คำสั่ง APOP ทำงานแทนคำสั่ง USER และ PASS
2.สถานะรับส่งรายการ - หลังจากที่ได้รับอนุมัติจากเซิร์ฟเวอร์แล้ว ก็จเข้าสู่สถานะที่ใช้คำสั่งในการทำงานต่างๆ
3.สถานะปรับปรุงข้อมูล – เมื่อ User Agent เลิกใช้งานด้วยคำสั่งQUIT ของPOP3 เซิร์ฟเวอร์ก็จะเข้าสู่สถานะปรับปรุงข้อมูล เพื่อลบอีเมล์ที่ดาวน์โหลดเรียบร้อยแล้วออกไป จากนั้นก็จะเข้าสู่สถานะขออนุมัติใหม่โดยอัตโนมัติ เพื่อรอรับการทำงานครั้งต่อไป

รูปแบบของอีเมล์และแดเดรส

อีเมล์คือวิธีการติดต่อสื่อสารด้วยตัวหนังสือ แทนการส่งจดหมายแบบกระดาษ โดยใช้การส่งข้อมูลในรูปของสัญญาณข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ จากเครื่องหนึ่งไปยังผู้รับอีกเครื่องหนึ่งอีเมล์แอดเดรส ( E- mail Address) คือ ที่อยู่ในอินเทอร์เน็ต หรือที่อยู่ของตู้จดหมายของผู้ใช้อินเทอร์เน็ต ใช้สำหรับบอกตำแหน่งของผู้รับว่าอยู่ที่ไหน เช่น somchai@hotmail.com

ส่วนประกอบของอีเมล์แอดเดรส ประกอบด้วย ส่วนสำคัญ ดังตัวอย่างนี้

1.            ชื่อบัญชีสมาชิกของผู้ใช้เรียกว่า user name อาจใช้ชื่อจริง ชื่อเล่น หรือชื่อองค์กร ก็ได้

2.            ส่วนนี้ คือ เครื่องหมาย @ ( at sign) อ่านว่า แอท

3.            ส่วนที่สาม คือ โดเมนเนม (Domain Name) เป็นที่อยู่ของอินเทอร์เน็ตเซิร์ฟเวอร์ที่เราสมัครเป็นสมาชิกอยู่ เพื่ออ้างถึงเมล์เซิร์ฟเวอร์

4.            ส่วนสุดท้ายเป็นรหัสบอกประเภทขององค์กรและประเทศ ในที่นี้คือ .co.th โดยที่ .co หมายถึง commercial เป็นบริการเกี่ยวกับการค้า ส่วน .th หมายถึง Thailand อยู่ในประเทศไทย

รหัสบอกประเภทขององค์กร คือ

.com = commercial บริการด้านการค้า

.edu = education สถานศึกษา

.org = orgnization องค์กรที่ไม่แสวงหากำไร

.gov = government หน่วยงานรัฐบาล

.net = network หน่วยงานบริการเครือข่าย

ตัวอย่าง e-mail address

stg@mail.ians.navy.mi.th somchai@access.inet.co.th somchai@ku.ac.th

การลงทะเบียนขอ e-mail address ผู้ใช้บริการสามารถลงทะเบียนขอ e-mail address ได้จาก เว็บต์ที่ให้บริการทั้งแบบที่เสียค่าใช้จ่ายและฟรี เว็บไซต์ที่ให้บริการอีเมล์ฟรี ได้แก่ www.yahoo.com , www.thaimail.com , www.hotmail.com การรับส่ง e-mail มีองค์ประกอบดังนี้

-เว็บไชต์ที่ให้บริการรับส่ง e-mail เปรียบเหมือนที่ทำการไปรษณีย์

- e-mail address ของผู้ส่ง

- e-mail address ของผู้รับ

 โปรแกรมอีเมล์ คือ โปรแกรมที่ใช้สำหรับรับและส่งอีเมล์ โปรแกรมอีเมล์ทีได้รับความนิยมมาก ได้แก่

1.            Outlook Express เป็นโปรแกรมที่อยู่ในอินเทอร์เน็ตเอ็กซ์พลอเรอร์ 5 ของบริษัทไมโครซอฟท์

      2. Netscape Mail เป็นโปรแกรมอีเมล์ในชุดเน็ตสเคปคอมมิวนิเคเตอร์ 5.0

      3 . Eudora Pro เป็นโปรแกรมอีเมล์โดยเฉพาะซึ่งมีคุณสมบัติที่แตกต่างจากโปรแกรมอีเมล์ประเภทอื่น เช่น ถ้าเราโหลดข้อมูลเมล์เสร็จ โปรแกรมจะยุติการติดต่อโดยอัตโนมัติตรวจเช็กกล่องไปรษณีย์ตามเวลาที่กำหนด เหมาะกับการใช้งาบนเครือข่าย

การรับ – ส่งอีเมล์ ด้วยโปรแกรม Outlook Expressโปรแกรม Outlook Express เป็นโปรแกรมรับส่งอีเมล์ที่ติดตั้งพร้อมกับวินโดวส์ 98 ซึ่งสามารถเรียกโปรแกรม Outlook Express ได้โดยคลิกที่ปุ่ม Start ---- > Programs --- > Outlook Express หรือ คลิกไอคอนบน desktop จะได้หน้าต่างของ Outlook Express ดังนี้
 ส่วนประกอบสำคัญของ Outlook Express มีดังนี้

1. แถบปุ่มคำสั่ง สามารถคลิกที่ปุ่มเพื่อทำงานอีเมล์ เช่น ตอบอีเมล์ พิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ ส่งอีเมล์

2. โฟลเดอร์ของอีเมล์ เป็นการจัดแสดงอีเมล์ที่ส่งมา โดยจัดแสดงในรูปของแผนภูมิต้นไม้

3. รายชื่อบุคคลที่บันทึกไว้

4. หัวข้ออีเมล์ เป็นหัวข้อสำคัญ (Subject) ของอีเมล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ เช่น ถ้าเราคลิกที่ Inbox ก็จะปรากฏรายชื่อจดหมายขึ้นมา

5. เนื้อหาของอีเมล์ที่เราเลือก เป็นบริเวณที่แสดงรายละเอียดเนื้อหาของอีเมล์ที่เราเลือกจะอ่าน

• การติดตั้งตู้จดหมาย ( mail box)

จดหมายที่ถูกส่งมาจะจัดเก็บที่ เครื่อง Server ของผู้ให้บริการ ผู้ใช้สามารถใช้คอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ ในการเปิดอ่าน หรือรับส่งจดหมาย โดยใช้โปรแกรมของผู้ให้บริการเอง หรือใช้โปรแกรม outlook express ถ้าใช้ outlook express จะต้องติดตั้งโฟลเดอร์ หรือ Mail box

โฟลเดอร์เป็นส่วนที่แสดงจดหมายที่ส่งเข้ามา(inbox ) ส่งออก(out book) เก็บสำเนาไว้ใช้ในการอ้างอิง (Sent Items) เปรียบเหมือนตู้จดหมายที่แขวนอยู่ที่หน้าเรา โปรแกรม outlook express ในแต่ละเครื่องสามารถติดตั้ง ตู้จดหมายหรือโฟลเดอร์ได้มากกว่าหนึ่ง แอดเดรส และ แอดเดรส
1. ที่เมนู Tools เลือกเมนู Accounts

2. ที่แท็บ Mail คลิกปุ่ม Add -- > mail

 

จะปรากฏหน้าจอสำหรับกำหนดค่าต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

display name คือชื่อแสดงให้ผู้รับทราบว่าเป็น ใส่ e-mail address ในที่นี้คือ

จดหมายจากใคร admin@mail.ians.navy.mi.th

4. กำหนดค่าของ Mail Server ที่ให้บริการเมล์

สำหรับเมล์ของ สรส. ให้ตั้งค่าดังนี้

My incom mail Server ให้เลือก IMAP

Im coming mail server คือ Server ที่รับ จดหมายเข้า ให้เติม mail.ians.navy.mi.th

Outgoing mail Server คือ Server ที่ให้บริการส่งจดหมายออก ให้เติม

mail.ians.navy.mi.th

5. กำหนดค่าของ Account name และpassword ของ e-mail address

Account name คือ ข้อความที่อยู่หน้าเครื่องหมาย @ ในที่นี้คือ admin

ในช่อง Remember name ถ้ามีเครื่องหมายถูกอยู่ข้างหน้า หมายถึงให้โปรแกรมจำ password ของ e-mail address นี้ เมื่อเปิดใช้ตู้จดหมายนี้ทุกครั้งจะไม่มีการถาม password

แต่มีข้อเสียคือถ้ามีคนอื่นมาใช้โปรแกรมที่เครื่องนี้ด้วย จะสามารถเปิดอ่าน หรือลบจดหมายของเราไก้

6. หลังจากคลิกปุ่ม next จะกลับไปที่หน้าจอ ดังรูป

 จากรูปให้คลิกปุ่ม Close

 7. โปรแกรมจะถามว่าต้องการโหลดโฟลเดอร์จาก mial server หรือไม่ ให้ตอบ Yes     โปรแกรมจะโหลดข้อมูลจาก Server มาแสดงที่เครื่องของเรา     ถ้าสามารถติดต่อ Server ได้และโหลด ข้อมูลสำเร็จจะปรากฏ หน้าจอนี้คลิกปุ่ม Ok เพื่อจบขั้นตอนสร้างตู้จดหมายใหม่การเปลี่ยนคุณสมบัติของตู้จดหมาย   ให้คลิกขวาที่ชื่อ โฟลเดอร์และเลือกเมนู Properties  ชื่อของ Folder หรือตู้จดหมาย สามารถเปลี่นเพื่อให้สื่อความหมายว่า คือตู้ของใคร   จากรูปนี้ มีตู้จดหมายอยู่ 3 ตู้ คือ admin , stg_wgm และ suparat แสดงว่ามีผู้ใช้โปรแกรมในคอมพิวเตอร์เครื่องนี้ในการรับส่งจดหมาย 3 คน หรือ 3 address ก่อนใช้งานต้องมั่นใจว่าได้เลือกตู้จดหมายของเราเอง โดยการคลิกเลือกที่โฟลเดอร์ของตนเองเท่านั้น    การลบตู้จดหมาย ให้คลิกขวาที่ชื่อ โฟลเดอร์และเลือกเมนู Remove Account   การสร้างอีเมล์ (การเขียนอีเมล์)  การเขียนอีเมล์ทำได้หลายวิธี โดยเราอาจจะพิมพ์ข้อความต่าง ๆ ด้วยโปรแกรม Wordpad บนวินโดวส์ 98 ,ใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด หรือแม้แต่ในโปรแกรม Outlook Express ก็สามารถจะเขียนข้อความเป็นจดหมายได้

วิธีการเขียนอีเมล์ มีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้

1. หลังจากเปิดโปรแกรม Outlook Express แล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม New Mail หรือ (ขึ้นอยู่กับ version ของโปแกรม) ที่อยู่บนแถบเครื่องมือ หรือเลือกคำสั่ง File New Message ก็ได้หน้าต่าง ดังนี้

2. พิมพ์อีเมล์แอดเดรสของผู้ที่เราจะส่งไปถึงในช่อง To:

3. ถ้าเราจะส่งอีเมล์ไปหาคนหลาย ๆ คนในเวลาเดียวกัน ให้พิมพ์อีเมล์แอดเดรสของคนเหล่านั้นในช่อง Cc: (Carbon Copy) คั่นด้วยเครื่องหมายเซมิโคลอน (;) จนครบตามจำนวนที่ต้องการ

4. พิมพ์ข้อความที่เป็นหัวเรื่องในช่อง Subject

5.คลิกตรงที่ว่างถัดจาก Subject ลงมา แล้วพิมพ์ข้อความที่เราต้องการจะส่ง เราสามารถปรับขนาดและแบบตัวอักษรได้ตามต้องการในช่อง To และ cc เราสามารถใส่ชื่อผู้รับโดยที่ไม่จำเป็นต้องพิพม์ชื่อลงไปโดยตรง เราสามารถเลือกชื่อผู้รับ จาก address book ได้โดยการคลิกที่ จะปรากฏหน้าจอสำหรับเลือกชื่อผู้รับดังนี้

เลือกชื่อผู้รับจากช่องด้านซ้ายมือและคลิกปุ่ม To จนครบตามที่ต้องการและคลิก ปุ่มOK

6. เมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จแล้ว เราสามารถส่งอีเมล์ได้ทันที โดยคลิกที่ปุ่ม Send (ในกรณีที่เรายังไม่ได้ต่ออินเทอร์เน็ตหรือติดต่อ Server ไม่ได้ อีเมล์จะถูกเก็บไว้ในกล่อง Outbox ซึ่งเป็นที่พักอีเมล์ของเรา เมื่อเราเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตแล้วก็สามารถส่งอีเมล์ได้

 การแนบไฟล์ไปกับอีเมล์

ในการส่งอีเมล์นั้นไม่ใช่ว่าเราจะส่งได้เฉพาะข้อความที่เขียนในอีเมล์เท่านั้น แต่เราอาจจะต้องการส่งข้อความอื่น ๆ ที่มีขนาดยาว ๆ มีภาพประกอบ ซึ่งทำจากโปรแกรมวาดภาพ เราก็สามารถส่งไปพร้อม ๆ กับอีเมล์ได้

วิธีการแนบไฟล์ไปกับอีเมล์ มีวิธีปฏิบัติดังนี้

1.หลังจากที่เราเขียนอีเมล์จบแล้ว พร้อมที่จะส่ง ให้คลิกเมาส์ที่ปุ่ม บนปุ่มคำสั่ง จะได้หน้าต่างดังนี้

2. คลิกเลือกไฟล์ที่เราต้องการ อาจะส่ง 1 ไฟล์, 2 ไฟล์ หรือมากกว่านั้นก็ได้ โดยคลิกที่ชื่อไฟล์ แล้วคลิกที่ปุ่ม Attach ทีละไฟล์จนครบตามต้องการ

3. เปิดไปดูที่หน้าต่างอีกเมล์ของเราก็จะพบว่าในช่องถัดจาก Subject ลงมาจะมีช่อง Attach ขึ้นมา มีชื่อไฟล์ที่เราจะแนบส่งไปปรากฏขึ้น

4. คลิกที่ปุ่ม Send จะเป็นการส่งอีเมล์พร้อมกับไฟล์ที่แนบไปทันที

การตรวจสอบอีเมล์เข้าและการอ่านอีเมล์

บางครั้งถ้าเราต้องการตรวจเช็กดูว่ามีคนอื่นส่งอีเมล์มาถึงเราหรือไม่ สามารถทำได้ง่าย ๆ ดังนี้

1.เข้าสู่โปรแกรม Outlook Express

2.คลิกที่ปุ่ม (Send/Recv) บนแถบเครื่องมือ โปรแกรมจะโหลดข้อมูลจาก Server และปรากฏหน้าจอแสดงการทำงาน เราสามารถซ่อนหน้าจอโดยการคลิก ปุ่ม Hide

เราสามารถตั้งเวลาการโหลดข้อมูลจาก Server ได้โดยการเลือกเมนู Tools และ option

คลิกเลือกแท็บ General

 ที่ Send /receive message สามารถเลือก

- กำหนดเสียงเมือมีจดหมายเข้า

- ส่งและรับจดหมายเมื่อเริ่มทำงาน

- check จดหมายใหม่ ทุก ๆ …. วินาที ตามที่กำหนด

 การอ่านอีเมล์ อีเมล์ใหม่ที่ถูกส่งเข้ามาจะเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Inbox วิธีการอ่านอีเมล์ให้ปฏิบัติ ดังนี้

1. คลิกเมาส์ที่โฟลเดอร์ Inbox

2. คลิกอีเมล์ฉบับที่ต้องการอ่าน จดหมายที่ต้องการอ่าน

 เนื้อความในจดหมาย

 หรือดับเบิลคลิก จะเป็นการเปิดอีเมล์ทั้งฉบับ

จดหมายที่มีไฟล์แนบมาด้วยสามารถเปิดอ่าน

ได้โดยการดับเบิลคลิกไฟล์ที่แนบ

ถ้าต้องการ Save อีเมล์ไว้อ่านในโอกาสต่อไป

ให้เลือกคำสั่ง File --- > Save

4. ถ้าต้องการพิมพ์อีเมล์ให้เลือก Print

การลบอีเมล์ ให้คลิกที่ปุ่ม Delete และ คลิก Yes เพื่อยืนยันการลบ

จดหมายที่ถูกลบจะมีเครื่องหมายกากบาทสีแดงรูปซองจดหมายและขีดกลาง แต่จดหมายยังไม่ถูกลบออกจาก Server จริง ถ้าต้องการลบจดหมายไม่ให้ปรากฏอีกให้คลิกปุ่ม บนแถบคำสั่ง จดหมายที่ลบจะหายไปจากตู้จดหมาย เราควรลบหมายที่ไม่ต้องการออกจากตู้เพื่อให้ที่เก็บข้อมูลบน Server มีที่ว่างมากขึ้นทำใหรับส่ง และโหลดจดหมายได้เร็วขึ้น

การเก็บบันทึกไฟล์แนบ   การลบจดหมายจะทำให้ไฟล์แนบหายไปด้วย เราสามารถเก็บบันทึกไฟล์ที่แนบกับจดหมายไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเราเองได้ ผู้ใช้ควรสร้างโฟลเดอร์โดยเฉพาะเพื่อจัดเก็บข้อมูลให้เป็นสัดส่วนในเครื่อง ของตนเอง เมื่อใดก็ตามที่มีการบันทึกข้อมูลจากจดหมายให้เก็บในที่เดียวกันเพื่อให้ง่ายในการค้นหาภายหลัง

เมื่อเปิดอ่านจดหมายถ้ามีเครื่องหมายรูปที่หนีบกระดาษแสดงว่ามีไฟล์แนบมาด้วย

การเก็บบันทึกไฟล์แนบให้คลิกขวาที่รูปที่หนีบกระดาษ และเลือกเมนู

Save Attachments

 เลือกไฟล์ที่ต้องการบันทึก

หรือเลือกทั้งหมดเลือกสถานที่ เก็บบันทึก

การบันทึกรายชื่อด้วย Address Book

การใช้ Address Book เพื่อบันทึกรายชื่อบุคคลที่เราติดต่อถึงบ่อย ๆ เราก็นำชื่อคนเหล่านั้นมาจัดทำเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกในการใช้งาน ประหยัดเวลา เพราะไม่ต้องมาพิมพ์ชื่อทุกคน ทุกครั้งที่จะส่งอีเมล์ โดยเฉพาะเมื่อต้องการติดต่อกับคนจำนวนมาก การใช้ Address Book จะช่วยประหยัดเวลาไปได้มาก

การทำ Address Book มี 2 วิธีใหญ่ ๆ คือ

การนำ Address Book ที่มีอยู่แล้วมาใช้งาน

การสร้างใหม่

สำหรับ รายชื่อของหน่วยงานและบุคคลใน สรส. ได้ทำ Address Book เริ่มต้นไว้ให้แล้ว ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดได้จากหน้าเว็บเพจของ สรส. เมื่อต้องการเพิ่มรายชื่อ ก็สามารถเพิ่มจากที่มีอยู่แล้วได้ด้วยตนเอง

ขั้นตอนการนำ Address Book ที่มีอยู่แล้วมาใช้งาน มีดังนี้

1. เก็บบันทึกไฟล์ Address Book ไว้ในเครื่องของตัวเอง ในที่นี้สมมุติว่า ได้ดาวน์โหลดจากหน้าเว็บ สรส.มาเก็บที่ desktop ชื่อไฟล์ add_ians.WAB

2. ที่แถบคำสั่งเลือกเมนู File -- > Import -- > Address book

3. เลือกไฟล์ Address Book และคลิกปุ่ม Open โปรแกรมจะโหลด e-mail address เข้ามาเก็บไว้ด

ที่หน้าต่าง Outlook Express เมื่อคลิกที่ปุ่ม (Addresses) จะได้หน้าต่างแสดง

e-mail address ของหน่วยต่าง ๆ ดังนี้

สัญลักษณ์ หมายถึงกลุ่มบุคคล

 การเพิ่มรายชื่อ e-mail address ใน Address Book

คลิกที่ปุ่ม New บนหน้าต่าง Address Book แล้วเลือก New Contact

พิมพ์ข้อมูลชื่อ นามสกุล ที่อยู่ และอีเมล์แอดเดรส ตามที่กำหนด

 จากรป first name = A006 ใส่ไว้ ให้ Display name เริ่มต้นด้วยหมายเลข เมื่อเรียงลำดับแล้วให้ไปต่อท้าย A005 นายทหารงบประมาณ (ไม่ได้มีความหมายใด ๆ)

4. ถ้าต้องการจะเพิ่มชื่อใหม่ ๆ เข้าไปให้คลิกที่ปุ่ม Add แล้วคลิก OK จะปรากฏ Address Book ขึ้นมา เราก็พิมพ์เพิ่มได้ตามต้องการ

5. หลังจากพิมพ์ครบตามต้องการแล้วก็ปิด Address Book โดยคลิกที่ปุ่ม Close

การสร้างรายชื่อกลุ่มบุคคล ( Group)

เมื่อเราต้องติดต่อกับคนกลุ่มเดิมอยู่บ่อย ๆ เราสามารถ นำชื่อบุคคลมาจัดเป็นกลุ่ม เพื่อสะดวกในการใช้งาน ประหยัดเวลา เพราะไม่ต้องมาพิมพ์ชื่อทุกคน ตัวอย่างเช่น นขต.สรส. ประกอบด้วย ธุรการ ของ นขต.สรส. ทั้งหมด 9 หน่วย เมื่อต้องการส่งจดหมายให้ นขต. สรส. จะต้องใส่ชื่อทั้ง 9 หน่วย บางครั้งอาจจะพลาดใส่ไม่ครบหน่วย เราสารมารถ นำ แอดเดรสของ ธก.นขต.สรส. ทั้งหมด มาจัดกลุ่ม และตั้งชื่อกลุ่มให้สื่อความหมายว่า นขต. สรส. โดยมีขั้นตอนดังนี้

ที่หน้าต่าง Outlook Express เมื่อคลิกที่ปุ่ม (Addresses) จะได้หน้าต่างแสดง Addresses book

2. บนหน้าต่าง Address Book คลิกที่ปุ่ม New แล้วเลือก New Group จะปรากฏหน้าจอดังรูป

3. ใส่ชื่อกลุ่มที่ Group Name เพิ่มรายชื่อเข้ากลุ่มโดยการคลิกที่ Select Member จะปรากฏหน้าจอให้เลือกชื่อจาก address book เลือกรายชื่อที่ต้องการให้อยู่ในกลุ่ม และคลิก ที่ Select จนครบตามที่ต้องการ จึงคลิก OK

4. กลับมาที่หน้าจอเดิม จากหน้าจอนี้สามารถ เพิ่ม หรือลบ สมาชิกได้ เมื่อได้สมาชิกตามที่ต้องการแล้วให้คลิก OK กลับไปที่หน้าจอ address book เห็นกลุ่มใหม่เกิดขึ้นมา

ประเภทของอีเมล

ประเภทของ e-mail

อี-เมล์ (E-mail) ย่อมาจาก Electronic mail (แปลว่า ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์) หมายถึงการสื่อสารหรือการส่งข้อความ โน้ต หรือบันทึกออกจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง ผ่านไปเข้าเครื่องปลายทาง (Terminal) หรือเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่งโดยส่งผ่านทางระบบเครือข่าย (Network) ผู้ส่งจะต้องมีเลขที่อยู่ (E-mail address) ของผู้รับ และผู้รับก็สามารถเปิดคอมพิวเตอร์เรียกข่าวสารนั้นออกมาดูเมื่อใดก็ได้ โดยปกติ จะไม่มีการพิมพ์ข้อความหรือข่าวสารนั้นลงแผ่นกระดาษ นับว่าเป็นการประหยัดกระดาษไปได้ส่วนหนึ่ง โดยทั่วไป ถือกันว่าเป็นงานส่วนหนึ่งของสานักงานอัตโนมัติ (Office automation) ปัจจุบันได้รับความนิยมเป็นอันมาก

E-mail คือ จดหมาย ที่ใช้รับส่งกันโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ บางแห่งใช้เฉพาะภายใน บางแห่งใช้เฉพาะภายนอกองค์กร (สาหรับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดใหญ่ที่สุดในโลกคือ Internet) การใช้งานก็เหมือนกับเราพิมพ์ข้อความในโปรแกรม Word จากนั้นก็คลิกคาสั่ง เพื่อส่งออกไป โดยจะมีชื่อของผู้รับ ซึ่งเราเรียกว่า Email Address เป็นหลักในการรับส่ง

ประเภทของ e-mail

e-mail มี  3  ประเภท  คือ

1. POP  (Post Office Protocol Version)

POP จะมีการทำงานในแบบที่เรียกว่า Offline Model กล่าวคือเวลาทำงาน E-mail Client จะเชื่อมต่อกับ Mail Server จากนั้นจะ Download และลบ E-mail ออกจาก Server หรือ Download เพียงอย่างเดียวแล้วทิ้ง E-mail ไว้บน Server ภายหลังจากที่ E-mail ถูก Download มาที่เครื่อง Client เรียบร้อยแล้ว Client จะตัดการเชื่อมต่อออกจาก Server หลังจากนั้น E-mail จะถูก Process ที่เครื่อง Client ทั้งหมด ข้อได้เปรียบของการทำงานแบบนี้ก็คือ Client แต่ละเครื่องใช้เวลาในการเชื่อมต่อกับเครื่อง Mail Server น้อยมากอีกทั้งยังต้องการเนื้อที่เก็บ E-mail บน Server น้อยด้วยเช่นกัน แต่ข้อเสียก็คือไม่สามารถอ่าน E-mail จาก Client เครื่องอื่นได้อีกหากว่าเรา Set ให้ลบ Mail บน Server หลังจาก Download เสร็จ หรือ ไม่สามารถบอกได้ว่า Mail ฉบับไหนเคยอ่านไปแล้วบ้าง หากเรา Set ค่าแบบ ให้ทิ้ง E-mail ไว้บน Server อีกประการหนึ่งคือเครื่อง Client จะต้องมีประสิทธิภาพสูงเนื่องจากเป็นผู้ Process E-mail ด้วยตนเอง

2. IMAP  (Internet Message Access Protocol Version)

IMAP จะมีการทำงานในแบบที่เรียกว่า Online Model ผสานกับ Disconnected Model กล่าวคือ การจัดการและการ Process E-mail ทั้งหมดจะถูกจัดการที่ Server เพียงอย่างเดียว Client มีหน้าที่เพียงแค่อ่าน E-mail หรือส่งคำสั่งไป Process E-mail บน Server เท่านั้น แบบนี้มีข้อดีก็คือท่านสามารถอ่าน E-mail จากที่ใดก็ได้ เนื่องจาก E-mail จะถูกเก็บอยู่ใน Server เสมอ และจะมีสถานะบอกด้วยว่า E-mail ฉบับใดมาใหม่ ฉบับใดมีการอ่านหรือตอบกลับไปแล้ว แต่ข้อเสียก็คือ Server จะต้องเป็นเครื่องที่มีประสิทธิภาพสูง และในระหว่างการอ่านหรือ Process E-mail เครื่อง Client จะต้องเชื่อมต่อกับ Server ตลอดเวลา ดังนั้นจึงทำงานได้ช้ากว่าแบบ POP

3. WEB Based

Web Base Mail เช่น อีเมล์ของ hotmail.com, chaiyo.com ซึ่งหากต้องการใช้งานอีเมล์เหล่านี้ จะต้องใช้งานโดยผ่านทางเว็บบราวเซอร์ เช่น Internet Explorer, Firefox ก็สามารถเข้าเช็คอีเมล์หรือเขียนอีเมล์ได้อย่างสะดวก ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ของเราเสมอไป เพราะโปรแกรมอีเมล์ดังกล่าวได้ถูกสร้างขึ้นด้วยเทคโนโลยี Web-based Application ที่ใช้โปรแกรมเว็บบราวเซฮร์เป็นเครื่องมือในการเปิดโปรแกรมใช้งาน จึงทำให้โปรแกรมอีเมล์สามารถทำงานได้เหมือนกับการเข้าไปดูเว็บไซต์ทั่วไป

ข้อดีของ POP  คือ

1.             อยู่ในเครื่อง อ่านเมื่อไรก็ได้

2.             Offline จึงเร็ว

3.             Upload ครั้งเดียว สั่ง Disconnect ได้

ข้อเสียของ POP  คือ

1.             ถ้า Download มาแล้ว จะไม่อยู่ใน server

2.             ผู้ให้บริการที่มีชื่อ ดี ๆ มีน้อย

3.             จำกัดว่าต้อง อ่านกับเครื่องที่ setup ไว้

ข้อดีของ IMAP  คือ

1.             เปิดที่ใดก็ได้ ที่มีโปรแกรมสำหรับ IMAP อยู่

2.             ไม่มี banner กวนใจเหมือน Web based

3.             ทำงานได้เร็ว ในรูปแบบ Online

4.             Attach file ได้ง่าย

ข้อเสียของ IMAP  คือ

1.             ถ้าการเชื่อมต่อช้า การติดต่อก็จะช้าไปด้วย

2.             ต้องมีโปรแกรมที่ใช้ในการนี้ ในเครื่องที่ใช้

3.             มีลูกเล่นไม่มาก นอกใช้ function หลักสำหรับ mail

ข้อดีของ WEB Based  คือ

1.             ใช้ browser ตัวใดก็ได้ เปิดอ่าน mail

2.             เปิดจากเครื่องใดก็ได้ที่ มีโปรแกรม browser

3.             มักมีบริการเสริมหลายอย่างประกอบ เช่นดูด pop ได้

ข้อเสียของ WEB Based   คือ

1.             ช้าเพราะมีระบบ graphic ใน sponsor มาก

2.             บางเว็บที่ให้บริการมีปัญหาภาษาไทย

มักช้ากว่าการเปิด mail แบบอื่น

ขั้นตอนการขอใช้บริการอีเมล

ขั้นตอนการขอใช้บริการ

1.             ทำการของบัญชีผู้ใช้งานที่สำหนักคอมพิวเตอร์(ระบบจะทำการสร้างบัญชีผู้ใช้งานจดหมายอีเล็กทรอนิกส์ที่ ๆ ต้นชั่วโมง ดังนั้น ถ้าขอบัญชีตอน 11:05 จะสามารถใช้งานได้ในเวลาประมาณ 12:10 เป็นต้น)

2.             ทำการเปลี่ยนรหัสผ่าน โดยใช้บัญชีผู้ใช้งานของสำนักคอมพิวเตอร์

1.             ทำการเปลี่ยนได้ที่ http://mail.buu.ac.th/ChangePasswd.aspx

2.             ทำการเปลี่ยนได้ที่เครื่องที่สำนักคอมพิวเตอร์ให้บริการโดยการกด Ctrl + Alt + Del แล้วเลือก Change Password

3.             เมื่อทำการเปลี่ยนรหัสผ่านแล้วจะสามารถใช้งานได้ที่ WindowsLive

o    โดยอีเมล์จะเป็น  รหัสนิสิต@live.buu.ac.th

o    รหัสผ่านจะเป็น   รหัสผ่านที่นิสิตกำหนดขึ้นมา

4.             สามารถดูเอกสารประกอบได้

การเขียนและการส่งจดหมาย

วิธีการเข้าถึงจดหมายของคุณ

จดหมายใหม่จะถูกส่งเข้ากล่องรับจดหมายถ้ามิใช่คุณได้สร้างกรองเพื่อจำแนกจดหมายของคุณ. (วิธีการจำแนกจดหมายเข้าโดยใช้ตัวกรอง)

การเข้าถึงจดหมายจากกล่องรับจดหมาย:

1.             คลิ๊ก Inbox บนแถบเมนูหลัก.

2.             คลิ๊กบนหัวข้อของจดหมายที่คุณต้องการเปิดดู.

วิธีการเข้าถึงจดหมายจากช่องเก็บเอกสารอื่น:

1.             คลิ๊ก Folders บนแถบเมนูหลัก.

2.             คลิ๊กที่ชื่อช่องเก็บเอกสารที่คุณต้องการเข้าถึง.

3.             คลิ๊กบนหัวข้อของจดหมายที่คุณต้องการเปิดดู.

วิธีการเขียนและส่งจดหมาย

1.             คลิ๊ก Compose บนแถบเมนูหลัก.

2.             กรองชื่ออีเมล์ของผู้รับในช่อง To . ต้องกรองอีเมล์อย่างน้อย1ชื่อในช่อง.

3.             (ข้อกำหนดเพิ่มเติม)  กรอกชื่ออีเมล์ของผู้รับท่านอื่นเพิ่มเติมในช่อง Cc และ Bcc .  (อะไรคือ Cc และ Bcc?)

4.             (ข้อกำหนดเพิ่มเติม)  กรอกชื่อหัวข้อจดหมายในช่อง Subject .

5.             เขียนข้อความจดหมายของคุณลงในช่องขนาดใหญ่.

6.             คลิ๊ก Send Message เมื่อคุณเสร็จสิ้นการเขียนข้อความของคุณ. ข้อความยืนยันการส่งจะแสดงขึ้นมาหลังจากจดหมายได้ถูกส่งออกเรียบร้อยแล้ว.

วิธีการส่งไฟล์แนบจดหมาย

1.             การเขียนจดหมายใหม่. (วิธีการเขียนและส่งจดหมาย)

2.             กรอกที่ตั้งพร้อมชื่อไฟล์ที่ต้องการจะแนบในช่อง Attach .

หากคุณไม่ทราบที่ตั้งของไฟล์. ให้คลิ๊กปุ่ม Browse ซึ่งอยู่ถัดจากช่อง Attach . หน้าต่างวินโดว์จะแสดงขึ้นมาเพื่อให้ค้นหา.

·         เปิดช่องเอกสารซึ่งบรรจุแฟ้มที่คุณจะแนบ.  กดบนแฟ้ม.  ชื่อของแฟ้มจะปรากฏโดยอัตโนมัติในช่อง File name .

·         คลิ๊ก Open.  หน้าต่างวินโดว์จะปิดลงไปและชื่อไฟล์ที่จะแนบจะแสดงขึ้นในช่อง Attach .

3.             คลิ๊ก Send Message.

*บันทึก: สามารถแนบไฟล์ขนาดใดก็ได้. อย่างไรก็ตาม, พื้นที่เก็บจดหมายของคุณจะจำกัดอยู่ที่ 6MB.  จดหมายที่ถูกส่งออกทั้งหมดจะถูกเก็บอยู่ในช่องเอกสารส่ง.  การแนบไฟล์ใหญ่ๆอาจจะทำให้พื้นที่ในช่องเอกสารส่งจดหมายของคุณไม่เพียงพอ.  คุณสามารถเลือกที่จะไม่เก็บรักษาจดหมายส่งออกได้โดยการตั้งค่าการใช้งาน. (วิธีการปรับปรุงตั้งค่าการใช้งาน)

วิธีการตอบกลับจดหมาย

1.             เปิดจดหมาย. (วิธีการเข้าถึงจดหมายของคุณ)

2.             คลิ๊ก Reply เพื่อตอบกลับถึงเจ้าของจดหมายเท่านั้น. คลิ๊ก Reply All เพื่อตอบกลับให้ผู้รับทั้งหมดที่อยู่ในจดหมาย. ข้อความใหม่จะปรากฏพร้อมกับข้อความที่เป็นต้นฉบับ.  ใส่หัวเรื่องจดหมายใหม่ที่ช่อง Subject .

3.             เขียนจดหมายที่ต้องการส่งและคลิ๊ก Send Message.

วิธีการส่งต่อจดหมาย

1.             เปิดจดหมายขึ้นมา. (วิธีการเข้าถึงจดหมายของคุณ)

2.             คลิ๊ก Forward.

3.             ข้อความใหม่จะปรากฏพร้อมกับข้อความต้นฉบับ และหัวเรื่องจะแสดงในช่อง Subject .

4.             กรอกที่อยู่อีเมล์ที่คุณต้องการจะส่งจดหมายต่อ. จะต้องกรอกที่อยู่อีเมล์อย่างน้อย1ชื่อ.

5.             เขียนข้อความของคุณ.

6.             คลิ๊ก Send Message. (วิธีการเขียนและส่งจดหมาย)

อะไรคือ Cc และ Bcc?

Cc (ก๊อปปี้คาร์บอน)
กรอกที่อยู่อีเมล์ของผู้รับลงในช่อง Cc .  ผู้รับทั้งหมดจะเห็นที่อยู่ในส่วน Cc .

Bcc (ก๊อปปี้คาร์บอนแบบซ่อน)
กรอกที่อยู่อีเมล์ของผู้รับที่ลงในช่อง Bcc . ผู้รับอื่นจะไม่เห็นที่อยู่ในส่วน Bcc.

องค์ประกอบภายในกล่องจดหมาย

        เมนูหลังประกอบด้วย4เมนู ดังนี้
       1.Inbox กล่องจดหมาย
       2.Sent กล่องจดหมายออก
       3.Draft กล่องเก็บสำเนาจดหมาย
       4.Trash ถังขยะ

      การอ่านจดหมาย

      ภายใต้กล่องจดหมายเราเลือกที่ InboxหรือCheck mail จะมีรายการจดหมายที่มีอยู่
Date วันที่ได้รับจดหมาย
From ชื่อและที่อยู่ของผู้ส่งจดหมาย
Subject หัวเรื่องของจดหมาย
To ที่อยู่ของผู้รับ

     การตอบจดหมายกลับ

การตอบกลับอีเมล์ (email) ทำได้โดยการทำเครื่องหมายหน้าข้อความที่ต้องการตอบกลับก่อน จากนั้นคลิกปุ่ม “ตอบ” (สำหรับตอบกลับผู้ส่ง) หรือ “ตอบทั้งหมด” (สำหรับตอบกลับทุกคนที่มีรายชื่อในอีเมล์ (email) ) จะปรากฏหน้าจอให้แก้ไขรายชื่อผู้รับและแก้ไขข้อความตามต้องการ เมื่อต้องการส่งให้กดปุ่ม “ส่ง”

       
 การส่งต่อจดหมาย

  5. การส่งต่อจดหมาย

ท่านสามารถส่งต่อจดหมายที่ท่านได้รับไปให้บุคคลอื่นได้ โดยสามารถทำได้ 2 แบบ ได้แก่

·         ส่งต่อจดหมายแบบ Redirect หมายถึง การส่งต่อจดหมายโดยคงชื่อผู้ส่งเดิมไว้

·         ส่งต่อจดหมายแบบ Forward หมาย ถึง การส่งต่อจดหมายโดยใช้ชื่อผู้ส่งต่อ เนื้อหาของจดหมายที่ส่งต่อสามารถถูกดัดแปลง แก้ไข เพิ่มเติม หรือถูกลบออกโดยผู้ส่งต่อได้

5.1 ส่งต่อจดหมายแบบ Redirect ( จดหมายที่คงชื่อผู้ส่งจดหมายคนเดิม)

5.1.1 คลิกที่ Redirect

5.1.2 พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับ

5.1.3 คลิกที่ Send Message เพื่อส่งจดหมาย

5.2 การส่งจดหมายแบบ Forward (ชื่อผู้ส่งต่อจดหมายเป็นชื่อผู้ส่งจดหมาย)

5.2.1 คลิกที่ Forward

5.2.2 พิมพ์ชื่อที่อยู่อีเมลของผู้รับ ผู้ส่งสามารถเพิ่มเติมข้อความหรือ

ลบข้อความตามที่ต้องการก่อนส่งต่อจดหมายได้

5.2.3 คลิกที่ Send Message เพื่อส่งจดหมาย

การลบจดหมาย

การลบจดหมาย การลบอีเมล์โดยการใช้ Shortkey
จาก Eduzones Elibrary, สารานุกรมฟรี
การลบอีเมล์โดยการใช้ Shortkey
โดยปกติแล้วเวลาที่เราใช้อีเมล์ เราต้องการที่จะลบอีเมล์นั้นคุณต้องทำการเลือกอีเมล์นั้น แล้วต้องกด Delete ใช่ไหมครับแต่ ถ้ามีวิธีที่ง่ายกว่านั้นอีกครับ วิธีนั้นก็คือ ให้คุณกด Ctrl + D อีเมล์นั้นจะหายไปในทันทีครับ

การกู้จดหมายกลับคืน

1.คลิกที่Trash
2.คลิกเลือกที่จดหมายที่ต้องการกู้
3.คลิกที่Moveเพื่อกำหนดสถานที่ที่จะนำจดหมายจากถังขยะไปเก็บไว้
1.(NewFolder)ให้สร้างโฟลเดอร์ไหม่ที่ต้องการเก็บจดหมาย
2.Inboxให้นำจดหมายไปเก็บไว้ในกล่องจดหมายเข้า
4.ถ้าต้องการลบจดหมายก็เพียงแต่คลิกที่จดหมายแล้วคลิกที่Delete

 แบบฝึกหัดบทที่ 6

1. การรับส่งอีเมลผ่านทางระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตประกอบด้วยกี่ส่วน

                ก. 3 ส่วน                                ข. 5 ส่วน

                ค. 2 ส่วน                                ง. 6 ส่วน

2. เมลเซิร์ฟเวอร์( Mail Server ) หมายถึง

                ก. เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย

                ข. เครื่องคอมพิวเตอร์ลูกข่าย

                ค. ระเบียบวิธีที่ใช้ในการสื่อสารข้อมูล

                ง. ผิดทุกข้อ

3. โปรโตคอลใดที่ใช้ในการจัดการเมลบ็อกซ์

                ก. IMAP                   ข. POP

  ค. SMIP                 ง. NES

4. โปรโตคอลที่ใช้สำหรับอ่านเมลบ็อกซ์ซึ่งปัจจุบันใช้เวอร์ชั่นใด

                ก. เวอร์ชั่น 3                          ข. เวอร์ชั่น 4

                ค. เวอร์ชั่น 5                          ง. เวอร์ชั่น 6

5. ข้อใดคือเว็บไซต์ที่ให้บริการรับส่งจดหมายฟรี

                ก. www.hotmail.com

                ข. www.chaiyo.com

                    ค. www.Yahoo.com

                ง. ถูกทุกข้อ

6. องค์ประกอบของจดหมายมีกี่ส่วน

                ก. 3                         ข. 4

                ค. 5                         ง. 6

7. Insert Emotion หมายถึง

                ก. สัญลักษณ์แสดงอารมณ์

                ข. การแทรกภาพ

                ค. การแทรกสัญลักษณ์

                ง. การแทรกไฟล์อื่นๆ

8. Trash หมายถึง

                ก. ถังขยะ

                ข. ที่เก็บไฟล์

                ค. ที่เก็บสำเนาจดหมาย

                ง. กล่องจดหมายขาออก

9. ข้อใดไม่จัดอยู่ในประเภทของอีเมล

                ก. อีเมลจากผู้ให้บริการ

                ข. อีเมลจากองค์กรที่ทำงาน

                ค. อีเมลจากกลุ่มเพื่อน

                ง. ผิดทุกข้อ

10. สถานะของ Authenticated State เกิดขึ้นเมี่อใด

                ก. เมื่อเริ่มเข้าสู่การทำงาน

                ข. หลังจากตรวจสอบสิทธิ์การใช้งาน

                ค. เมื่อต้องการย้ายโฟร์เดอร์

                ง. เมื่อสิ้นสุดการใช้งาน
เฉลยแบบฝึกหัด
1. ก          2. ก         3. ก
4. ก          5. ง         6. ก
7. ก          8. ก         9. ค
10. ข